Komunikasi Lisan dan Negosiasi

A.  Komunikasi Lisan dalam Rapat

Pengertian Pertemuan

Pertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-bahan. Pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh piminan dengan staffnya, tetapi dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang dapat mempertemukan semua unsur yang ada namun pertemuan tidak hanya dimaksudkan untuk mengambil keputusan tetapi juga untuk mendapatkan kesamaaan pendapat.

1.   Pengertian Rapat

Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainya tanpa harus di dahului oleh konflik. Rapat juga merupakan pertemuan yang mewakili kewenangan untuk membuat keputusan

Tujuan Rapat adalah:

1.   Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah

2.   Untuk menyampaikan informasi

3.   Sebagai saran koordinasi

4.   Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan.

2.   Jenis-Jenis Rapat:

1.   Rapat Resmi yaitu rapat yang diselanggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protocol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungu dengan pembatasan pembahasan ide pokok, dan lebihpenting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.

2.   Rapat Tidak Resmi yaitu rapat yang diselanggarakan oleh pimpian dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekertaris hanya membuat ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.

3.   Komunikasi dalam pertemuan dan rapat

Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya:

·         Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab

·         Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan

·         Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional

·         Mampu mengendalikan diri setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

B.  Komunikasi Lisan dalam Wawancara

wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa, hanya saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya (pewawancara) dan pihak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi informasi (narasumber).

Wawancara sangatlah penting dalam penelitian kualitatif, karena ia merupakan saran atau teknik pengumpulan data/informasi. Setiap pengumpulan data kualitatif hamper selalu membutuhkan wawancara sumber informasi, misalnya saksi mata, pelaku, pengamat, korban dan sebagainya. Wawancara adalah salah satu tehnik meliput, selain terjun langsung ke lapangan/tempat kejadian peristiwa dan studi literature atau studi kepustakaan.

Tujuan wawancara

·         Mendapatkan informasi langsung dari reponden yang mengerjakan, menyaksikan, memahami atau mengetahui tentang sesuatu.

·         Mengetahui atau mendapatkan keyakinan tentang kepastian kebenaran sumber informasi, dengan mengamati gerak tubuh atau suara responden.

·         Mendapatkan suasana tentang suatu kondisi melalui wawancara langsung di lapangan.

Teknik wawancara

·         Wawancara Terbuka, mengunakan pertanyaan-pertanyaan tradisional, seperti “mengapa anda ingin melakukan hal itu”, dana pa kelebihan dan kekurangan anda”

·         Wawancara tertutup, menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang telah dirancang sedemikian rupa untuk mendapatkan data dan informasi tertentu.

·         Wawancara behavioral, dimaksudkan untuk mengetahui respon responden terhadap suatu kondisi atau situasi tertentu sehingga pewawancara dapat melihat bagaimana responden memandang suatu tantangan/ permasalahan dan menentukan solusinya.

C.   Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi

Pengertian

Negosiasi adalah proses tawar-menawar dengan jalan berunding untuk memberi atau menerima guna mencapai kesepakatan antar pihak yang satu dengan pihak yang lain.

Bentuk negosiasi

1.   Negosiasi secara langsung artinya berhadapan langsung dengan kita.

2.   Negosiasi tidak langsung, misalnya dengan melalui telepon.

Tips nonverbal ketika berkomunikasi dalam negosiasi

·         Perilaku hangat

·         Menatap matanya secara langsung (dengan lembut/segar bukan tajam) (bukan kepada lawan jenis, kecuali yang dinegosiasikan di forum)

·         Senyum

·         Wajah riang

·         Membuat suasana wajah lucu

·         Duduk tepat didepanya

·         Jangan melihat apapun kecuali seluruh yang dihadapannya (lawan bicara)

·         Ekspresif