Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

A.  Proses Penyusunan Pesan

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukam kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu:

1.   Perencanaan pesan

Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi:

1.   Penentuan tujuan

2.   Analisis audiens

3.   Penentuan ide pokok

4.   Pemilihan saluran dan media

2.   Penyusunan pesan

Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu:

1.   Megorganisasikan pesan

2.   Memformulasikan pesan

3.   Revisi pesan

Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah:

1.   Menyuting pesan

2.   Menulis ulang

3.   Memproduksi pesan

4.   Mencetak pesan

B.  Penentuan Tujuan Bisnis

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambahan bagi perusahaan. Pesan-pesanya di sampaikan kepada pihak lain kehendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

1.   Memberi informasi

2.   Membujuk atau persuasi

3.   Melakukan kerjasama atau kolaborasi

C.   Analisis Penerima Pesan

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi, audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.

a.   Mengembangkan profil audiens

Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal biasanya relative lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan

b.   Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

c.    Menetapkan jumlah dan komponen audiens

Jumlah penerima juga mempengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yyang ditunjukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yaitu ditunjjukan kepada orang banyak.

d.   Mengukur tingkat aman audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim, maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relative sama terhadap suatu pesan.

e.   Memperkirakan reaksi penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

D.  Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok yaitu rumusan pokok pembicaraan topik beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

a.   Brainstroming

Adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada.

b.   Petunjuk atasan

Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan system senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.

c.    Kebiasaaan

Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasarkan kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relative sama, maka akan igunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relative sama saja.

E.   Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertulis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

a.   Saluran komunikasi lisan

1.   Anda mengiginkan umpan balik segera dari audiens

2.   Pesan anda relative sederhana dan mudah dimengerti

3.   Anda tidak memerlukan catatan permanan

4.   Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis

5.   Anda mengiginkan interaksi dalam memecahkan masalah

b.   Saluran komunikasi tertulis

1.   Anda tidak memerlukan umpan balik segera

2.   Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.

3.   Anda memerlukan catatan permanen

4.   Anda ingin mencapai audiens yang luas

5.   Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.

c.    Media pada saluran lisan:

1.   Percakapan tatap muka (pidato,rapat,seminar, konfrensi)

2.   Telepon, voice mail

3.   Radio, televise, computer

4.   Pita audio dan video

5.   Teleconference

6.   Video conference

d.   Media pada saluran tertulis:

1.   Surat, memo, laporan, proposal

2.   Elektronik mail/ email

3.   Computer

4.   Telepon (sms)

5.   Faks

6.   Telegram

7.   Pos biasa dan khusus