Presentasi Bisnis

Kegiatan bisnis saat ini menuntut kita untuk lebih terampil dalam melakukan komunikasi interpeesonal. Wawancara, percakapan dengan telepon, melakukan pertemuan atau rapat, dan segala kegiatan komunikasi bisnis mengharuskan kita untuk berhubungan langsung dengan atasan, rekan kerja atau calon klien.

Salah satu bentuk komunikasi yang sering dilakukan saat ini adalah presentasi. Presentasi bisnis menjadi sarana untuk menyampaikan gagasan kepada orang lain, memperkenalkan produk baru atau bahkan memperkenalkan perusahaan baik kepada pendengar (audiences) didalam perusahaan maupun pelanggan atau klien.

Mengapa perlu melakukan persiapan?

“persiapan yang sempurna dapat mencegah penampilan yang buruk”, demikian yang dikatakan oleh peter Urs Bender (1994) dalam bukunya secret of power presentations. Memiliki sikap yang supel, mudah berkomunikasi, memiliki pengalaman kerja yang banyak dan berpengetahuan yang luas belum menjamin seseorang dapat melakukan presentasu bisnis dengan baik. Persiapan yang matang menjadi landasan utama dalam melakukan hal tersebut.

Delapan Langkah Persiapan Presentasi Bisnis

1.   Sesuaikan topik bahasan dan tentukan sasaran presentasi yang jelas dan spesifik

Pada saat anda diundang untuk melakukan suatu presentasi, maka persiapkanlah topik yang sesuai. Buatlah sasaran presentasi yang jelas dan spesifik. Tanyakan pada diri anda mengapa presentasi ini dilakukan? Apa yang diharapkan dari anda sebagai penyaji? Dan apa yang ingin dihasilkan dari presentasi ini?

Biasanya suatu sasaran presentasi yang baik mencakup alasan mengapa presentasi itu dilakukan.

2.   Kenalilah pendengar (audiences) anda

Presentasi bisnis yang dilakukan harus serealistis mungkin dari sisi pendengar. Analisis pendengar perlu dilakukan sehingga anda dapat mengetahui siapa pendengar anda, seberapa besar minat mereka terhadap presentasi ini, seberapa besar pengetahuan mereka tentang topik presentasi ini. Dan apa yang mereka harapkan dari anda selaku penyaji.

3.   Kumpulkan informasi dan materi presentasi

Pengumoulan informasi dan materi presentasi berarti menentukan apa dan seberapa besar materi yang akan dipresentasikan. Pengumpulan dan pemilihan informasi harus disesuaikan dengan sasaran presentasi dan pendengar anda.

Ada tiga pertanyaan yang menjadi pertimbangan dalam mengumpulkan informasi:

1.   Sehubung denga sasaran dan topik presentasi, informasi apa yang anda butuhkan?

2.   Dimana informasi itu bisa didapatkan?

3.   Sehubung dengan pendengar anda, informasi apa yang dapat digunakan dalam presentasi?

4.   Mengorganisasi bahan presntasi

Setiap presentasi terdiri dari tiga bagian besar yaitu introduksi, inti dan kesimpulan. Masing-masing dari bagian ini harus secara matang disipakan sebagai satu kesatuan.

Introduksi yang baik suatu presentasi harus dapat menjawab empat pertanyaan pendengar, yaitu:

1.   Mengapa saya harus mendengarkan presentasi ini?

2.   Mengapa saya harus berkeinginan untuk mempelajari topik yang di sajikan?

3.   Apa yang akan saya dengarkan?

4.   Apa yang akan saya dapat dan manfaatkan dari presentasi ini?

Dengan kata lain, dalm introduksi anda diharapkan dapat menghubungkan antara penyaji topik dan pendengar. Sebagai tambahan di dalam introduksi, anda diharapkan dapat memberikan sekilas ulasan sebagai pengantar untuk masuk ke dalam topik.

5.   Siapkan alat bantu audio visual yang sesuai

Alat bantu audio visual merupakan faktor penunjang alam presentasi anda. Siapkan sejak awal. Penggunaan alat bantu yang efektif akan memiliki pengaruh positif atas presentasi dan anda lebih mudah berinteraksi dengan pendengar.

6.   Persiapkan lingkungan presentasi

Tempat dan kondisi dimana anda akan melakukan presentasi sangat berpengaruh atas keberhasilan presentasi. Anda perlu mengenali lingkungan presentasi: ruang presentasi yang akan digunakan, tata letak ruang, kebersihan, fasilitas yang tersedia, dan sebagainya sesuaikan lokasi dan tata letak ruang dengan sasaran presentasi anda.

7.   Berlatih sesring mungkin

Anda diharapkan untuk berlatih sesering mungkin. Latihlah suara anda dengan mengatur intonasi,volume dan kecepatan suara. Perhatikan sikap dan Bahasa tubuh anda. Kembangkan teknik presentasi yang efektif. Dengan semakin banyak berlatih anda diharapkan akan lebih santai dan penuh keyakinan diri pada saar melakukan presentasi.

8.   Perhatikan penampilan anda

Sebagai penyaji, anda akan menjadi pusat perhatian selam apresentasi berlangsung. Perhatikan penampilan anda. Berpakaian rapih, berpenampilan bersih dan bersikap wajar tetapi sopan akan membuat pendengar semakin berminat untuk mendengarkan presentasi anda.

Delapan langkah ini yang akan mengawali presentasi anda, persiapan yang matang membuat anda lebih meras siap dan percaya diri dalam berpresentasi.