Pengorganisasian dan Revisi pesan Bisnis

Penyebab pesan-pesan tak terorganisasi dengan baik:

1.   Pesan yang bertele-tele

2.   Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan

3.   Menyajikan ide-ide secara tidak logis

4.   Informasi penting kadang kala tidak tercakup didalam pembahasan

A.   Ketrampilan Merevisi Pesan

Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dan tidak semudah menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab.

Maka dari itu dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang cukup.

Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan maupun format penulisan.

1.   Mengedit isi dan cara pengorganisasiannya

Pada face awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraph pertama mencakup subyek, maksud, dan organisasi bahan.

2.   Mengedit mekanik atau teknis penulisan

Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup antara lain:

a.   Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.

b.   Penggunaan kapasitas secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus dengan huruf capital).

c.    Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca, koma, titik koma, titik, tanda Tanya dan tanda seru).

d.   Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah.

e.   Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan-pesan bisnis yang telah disampaikan.

B.   Pemilihan kata yang tepat

Pemilihan kata dalam penyampaian pesan-pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sangat sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1.   Pemilihan kata yang sudah familiar

2.   Pilihlah kata-kata yang singkat

3.   Hindari kata-kata yang bermakna ganda

C.   Membuat kalimat yang efektif

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subyek dan predikat. Subyek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan olehkata kerja dan merupakan topik suatu Bahasa atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

Tiga jenis kalimat

1.   Kalimat sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subyek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan obye baik langsung maupun tidak langsung.

2.   Kalimat majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen.

3.   Kalimat kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

D.  Menulis ulang pesan

Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada hanya menulis ulang” pada kenyataanya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut:

1.   Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-benar memperbaikinya

2.   Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu

3.   Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan

Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.